Porque sua empresa está patinando na busca pelo sucesso?

Muitas pessoas iniciam seus negócios sem nenhum planejamento financeiro. Às vezes basta conseguir um bom cliente ou ter uma ideia, e o negócio já nasce e começa funcionar.

 

Apesar de a iniciativa ser algo admirável e necessário para esse passo tão importante que é a abertura de um negócio, fazê-lo sem planejamento é quase igual a apostar em um cassino.

 

Hoje mesmo li a seguinte notícia no Valor Econômico:

 

“IBGE: 50% das empresas fecham as portas no Brasil após 4 anos.”

 

Ao ler o conteúdo da notícia, não precisei de muito esforço e raciocínio para entender que entre os pontos que fazem a maioria das empresas fecharem as portas, está a falta de conhecimento em finanças, conforme já adiantei na introdução deste guia.

 

Mas também tem o outro lado da moeda. Já vi aqueles (eu incluído) que ficam semanas, meses, até mesmo anos, planejando a abertura de um negócio, elaborando vários cálculos, análises, simulações e planilhas, mas nunca têm a iniciativa necessária para fazer o negócio sair do papel.

 

Passo 01

 

Nenhum dos dois tipos de pessoa terá vida muito fácil. O corajoso sem planejamento vai sempre se comportar como um apostador (e nós sabemos qual é o fim mais comum de quem só aposta), enquanto que o analista sênior top sentado atrás da cadeira talvez nunca dê o primeiro passo e passa a vida fazendo cálculos.

 

É claro que é preciso decisão, confiança, paixão pelo negócio, uma certa dose de audácia, mas sempre com inteligência e planejamento para não sair atirando totalmente no escuro.

 

Mas afinal, o que é planejamento financeiro?

 

Muito Simples: É o ato de colocar na ponta do lápis tudo o que você imagina que seu negócio vá gerar de receitas (vendas) e despesas. Eu disse TUDO!

 

É neste momento que o empresário deve pesquisar os percentuais de impostos a que sua atividade estará sujeita, quanto se pratica em pagamento de comissões no seu ramo, fretes, seguros, o custo médio de um empregado, a quantidade de recursos necessários para se atingir o nível de vendas desejado e assim por diante.

 

E, por experiência própria, o mais importante na elaboração do planejamento financeiro não é a habilidade com cálculos ou a exatidão dos números, mas sim ser honesto consigo mesmo e procurar estar o mais próximo da realidade possível.

 

Então tudo deve ser colocado em um papel ou planilha eletrônica, permitindo que se possa fazer uma estimativa sobre a viabilidade financeira do negócio antes mesmo de seu lançamento. Essa ferramenta é o que permite identificar se seu produto ou serviço geram valor agregado, resultando consequentemente em lucro para você.

 

Antes do lançamento ou abertura de um negócio, chamamos esta ferramenta de planejamento financeiro, mas durante a operação das atividades, ela ganha outro nome, apesar de ser quase a mesma coisa. Este nome é – Orçamento.

 

As empresas elaboram seus orçamentos normalmente alguns meses antes do início do ano seguinte. É durante este processo que se define o quanto a empresa quer crescer, quais produtos ou serviços irá melhorar, que custos irá incluir ou reduzir, quais os preços que irá reajustar, entre outras medidas.

 

Eu disse que normalmente a frequência é anual, mas pode ser semestral, trimestral ou até mesmo mensal. O ponto básico sempre será a antecedência.

 

Isso não quer dizer que a empresa terá o seu desempenho exatamente igual ao orçado como num passe de mágica (nenhuma empresa consegue isso). A função do orçamento é atuar como um mapa orientando a direção que a empresa deve seguir. Como já disse antes neste guia, é muito melhor chegar a algum lugar com a ajuda de um mapa do que sem.

 

Você acha que alguns fechamentos de empresas poderiam ser evitados somente pela adoção de uma rotina de orçamentos? Você conhece alguém que iniciou um negócio sem o mínimo planejamento financeiro e acabou passando por alguma dificuldade?

 

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Porque misturar o dinheiro pessoal com o do negócio pode te quebrar?

Pode parecer lugar comum e você já deve ter ouvido isso algumas vezes, mas separar as contas pessoais das contas da empresa é algo que é muito pouco praticado pelos empresários.

 

Porque é pouco praticado?

 

Por várias razões. Normalmente por falta de disciplina mesmo. O empresário se vê diante da necessidade de abrir contas bancárias diferentes, separar o dinheiro pessoal para a conta pessoal e o dinheiro do negócio na conta do negócio, mas isso parece muito burocrático diante de um simples argumento: Se o dinheiro é meu mesmo, porque separar?

 

Porque não separar pode prejudicar meu negócio?

 

A resposta é “Controle”! Misturando as contas pessoais com as da empresa, o empresário simplesmente perde todo o controle de suas finanças.

 

O controle se perde porque fica muito difícil acompanhar no dia-a-dia por quais despesas a empresa está pagando (particulares do sócio ou operacionais da empresa). No final do mês fica impossível saber se a empresa deu lucro, prejuízo, cumpriu a meta, etc.

 

Na realidade, empresários que misturam as contas, normalmente têm dificuldades na prática do controle financeiro. E se isso vale para a empresa, acaba refletindo também nas finanças pessoais.

 

É como o caso de um grande amigo meu que nunca teve a preocupação de separar as contas pessoais das contas da empresa. A gerente financeira da empresa também era responsável por pagar compras e despesas pessoais que esse meu amigo fazia.

 

Enquanto o negócio andou bem, ninguém dava importância ao estrago que os gastos pessoais dele provocavam nas finanças da empresa. Até que as coisas deixaram de ir tão bem assim.

 

Passo 07

 

Ele chegou ao ponto de ver sua empresa praticamente quebrada, com uma inadimplência altíssima, mas nem por isso tomou alguma atitude de disciplina com suas finanças pessoais. Ele continuou colocando seus gastos pessoais (bem altos por sinal) na conta da empresa.

 

Em uma reunião que fiz com ele para ajudar a discutir a situação ruim em que a empresa estava, eu o vi recebendo uma encomenda e dando ordem para sua gerente fazer o pagamento pela empresa. Era um par de óculos no valor de R$8.000.

 

Foi muito fácil para mim (que estava do lado de fora) enxergar que o estilo de vida deste meu amigo colaborou em muito para o fracasso de sua empresa. Será que ele teria se comportado da mesma forma caso tivesse adotado a disciplina simples de separar as contas?

 

Misturar as contas pessoais com as da empresa causa dois efeitos determinantes para o fracasso do negócio e, consequentemente, das finanças pessoais do empresário:

 

Efeito 1: Impossibilidade de enxergar a realidade da empresa:

 

Dirigir uma empresa que tem as finanças misturadas com as despesas pessoais, é como dirigir um carro em uma região pela qual você até já passou, mas sem GPS. Você sabe mais ou menos onde está, mas não tem certeza para onde deve ir.

 

Agora, responda você mesmo: entre um empresário que não tem certeza para onde ir e outro que sabe exatamente onde está e para onde vai, qual você acha que tem mais condições de ter sucesso em seu negócio?

 

A falta de separação das contas atrapalha o desempenho da empresa. É como uma erva daninha misturada com a plantação principal.

 

Usain Bolt é o homem mais rápido do mundo, mas será que ele teria o mesmo desempenho se corresse com uma mochila de 5kg nas costas? Da mesma forma a empresa pode estar carregando uma carga que não é dela, fazendo com que ela perca competitividade frente à concorrência.

 

Efeito 2: Impossibilidade de enxergar a realidade pessoal:

 

Aqui é a parte mais interessante do efeito traiçoeiro que a mistura de contas traz.

 

Normalmente a empresa recebe um fluxo de dinheiro bem maior do que nós, pessoas físicas, necessitamos para fazer frente às nossas necessidades.

 

Essa grande circulação de dinheiro gera uma ilusão nos empresários mais indisciplinados, induzindo-os a incorrerem em altos gastos pessoais. Aí surge o círculo vicioso:

 

indisciplina – gastos pessoais excessivos – prejuízo para empresa – indisciplina…

 

O final deste ciclo é conhecido: primeiro a empresa quebra, depois quem quebra é o empresário.

 

O que fazer para não cair nesta armadilha?

 

A boa notícia é que o antídoto para este problema é simples. Primeiramente é preciso reconhecer que a vida pessoal do proprietário e a vida da empresa são coisas completamente diferentes e devem ser tratadas dessa forma para todas as áreas, principalmente a financeira.

 

Defina uma retirada mensal fixa para você. Analise suas contas pessoais e defina um valor que cubra suas necessidades. Com base neste critério, você terá condições de enxergar exatamente qual é o resultado de sua empresa. Após incluir sua retirada mensal, a empresa continua dando lucro? Passou a dar prejuízo? Que medidas então você vai adotar para manter sua empresa saudável?

 

Faça sua retirada e transfira mesmo para sua conta bancária pessoal. Faça seus gastos pessoais a partir desta conta e jamais faça um gasto pessoal na conta da empresa novamente.

 

No final do ano, do semestre, do trimestre, seja qual for o período que você definir, você terá condições de apurar o lucro de sua empresa e decidir o que será reinvestido, guardado como reserva e finalmente, transferido para você desfrutar, afinal você merece!

 

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O que é Custo de Oportunidade e para que serve?

Vivemos constantemente precisando tomar decisões. Tomamos decisões todos os dias: desde escolher o restaurante em que vamos almoçar até um investimento que pode transformar as nossas vidas.

 

Em todas essas situações existe um negócio chamado Custo de Oportunidade, que é basicamente o custo do que perdemos ao abandonar um caminho e escolher outro.

 

Ao fazer o levantamento do investimento inicial para abertura de um negócio próprio, o empreendedor às vezes se depara com uma situação muito comum, que é a possibilidade de utilizar no negócio, bens que já possui.

 

Exemplos comuns são imóveis e veículos próprios. O empresário pode entender que está economizando quando envolve um bem próprio, mas vamos ver que esta visão é equivocada por inobservância do Custo de Oportunidade.

 

Custo de oportunidade é algo um pouco complicado de entender, mas é crucial no processo de tomada de decisão quando estamos diante de duas ou mais alternativas de investimento.

 

Imagine um exemplo bem simples: José quer deixar a vida de empregado. Ele tem um salário mensal de R$7.000 e possui um imóvel bem localizado onde quer montar um restaurante.

 

Então, José decide seguir em frente, e fica muito satisfeito porque vai economizar um aluguel de R$3.000/mês para utilizar um imóvel equivalente.

 

Após alguns meses trabalhando diariamente (incluindo finais de semana) no restaurante, José está tendo um lucro líquido de R$9.000/mês, ou seja, bem melhor do que o salário que ganhava anteriormente.

 

Assim José, feliz, conclui que sua decisão foi acertada, pois agora ganha R$2.000/mês acima do que ganhava antes!

 

Infelizmente José está completamente enganado. Na realidade ele está ganhando R$1.000/mês a menos do que poderia ganhar antes, e isso acontece porque ele deixou de considerar o Custo de Oportunidade no momento de tomar sua decisão.

 

Caso continuasse empregado, José poderia alugar seu imóvel por R$3.000/mês. Somando este rendimento ao seu salário, ele teria uma renda total de R$10.000.

 

Ao decidir pelo restaurante, José não considerou a renda de R$3.000/mês que deixaria de ganhar.

 

Simplificando, esses R$3.000/mês são o custo que José teve por estar perdendo a oportunidade de alugar seu imóvel, utilizando-o para montar o restaurante.

 

Concluindo, se José tinha a opção de escolher um de dois imóveis muito parecidos, sendo um próprio e outro de terceiros, isto não faria diferença nenhuma, pois o aluguel que ele economizaria utilizando o imóvel próprio seria o mesmo que ele deixaria de ganhar se o alugasse.

 

É isso que normalmente acontece quando estamos diante de duas ou mais opções de investimento e temos que escolher só uma delas. É preciso ficar atento aos custos de oportunidade que uma ou outra geram para podermos escolher aquela que realmente é mais lucrativa.

 

Bônus 2

 

Como dica, posso listar algumas das situações mais comuns onde o custo de oportunidade sempre existe e deve ser levado em consideração:

 

– Para o transporte: Frota Própria ou Terceirizada?

– Para o depósito: Imóvel Próprio ou Alugado?

– Para o pessoal: Contratar CLT ou Terceirizar?

– Para o seu tempo: Arrumo um emprego ou monto uma Franquia?

– Para as entregas: Faço pessoalmente ou contrato um motoboy e administro?

 

Em todas essas situações existe um custo de oportunidade, seja o rendimento de aplicação que se perde ao comprar o caminhão próprio ou montar a franquia, os investimentos adicionais que poderiam ser feitos com o valor extra de encargos por contratar empregados pela CLT ou as vendas que deixariam de ser feitas enquanto faço pessoalmente minhas entregas.

 

Não considerar o Custo de Oportunidade no processo de tomada de decisão pode fazer com que você escolha o caminho errado achando que escolheu o certo. Já passou por isso antes? Pelo menos quando eu passei, fiquei com muita raiva e perdi muito tempo fazendo o retorno.

 

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O que você realmente precisa saber sobre o Regime de Caixa.

Atenção a dois pontos importantes para começar a entender o Regime de Caixa:

1. Saldo positivo no banco não tem nada a ver com Lucro

2. Saldo negativo no banco não tem nada a ver com Prejuízo

 

A razão para isso está nos dois conceitos que vamos descrever neste tópico: Regime de Caixa e Regime de Competência.

 

Regime de Caixa é o mais fácil de entender, é o que entra e sai de dinheiro da empresa. Normalmente as entradas são decorrentes dos recebimentos das vendas (à vista ou a prazo) e as saídas são para pagamentos de despesas ou compras de produtos.

 

O mundo seria lindo se tudo pudesse ser controlado só pelo Regime de Caixa, mas aí tudo teria que ser pago ou recebido à vista, até os impostos e os salários, por exemplo, como se tivéssemos que pagar um pouquinho dessas despesas todos os dias.

 

Mas felizmente as coisas não funcionam assim. Imagine ter que fazer pagamentos picados aos funcionários todos os dias? Recolher uma guia de imposto por dia? Pagar a energia elétrica e o aluguel diariamente? Ficaríamos loucos.

 

Para não ficarmos loucos, criamos os prazos de pagamento: o imposto referente ao mês de abril pode ser pago até o fim de maio, para os salários é a mesma coisa, o 13º só é pago ao final do ano, pagamos nossos fornecedores com 30/60/90 dias e às vezes concedemos prazos para nossos clientes também.

Então a contabilidade precisou criar um sistema para monitorar o desempenho das empresas considerando todos esses prazos diferentes. Esse sistema é chamado de Regime de Competência.

 

Importante: O Regime de Competência não olha para o caixa ele olha para as ocorrências dentro de um período. Por exemplo, uma venda ou despesa feita em março com prazo de pagamento de 30 dias, deve ser registrada em março e não em abril. A mesma coisa vale para todas as outras ocorrências a prazo.

Vamos criar um exemplo para as coisas ficarem mais claras:

A Empresa A teve as seguintes ocorrências no mês de junho de 2015:

Dia 01 – Compra de produtos para revenda no valor de R$1.500 com prazo de 30 dias para pagamento.

Dia 05 – Pagamento de salários referentes a maio/2015 no valor de R$800.

Dia 10 – Todos os produtos comprados no dia 01 são vendidos por R$2.500, sendo metade à vista e a outra metade com prazo de 30 dias.

Dia 15 – Pagamento de aluguel referente a maio/2015 no valor de R$300.

 

Informação: O saldo da conta bancária da empresa no dia 01 era zero.

 

Agora vamos organizar as ocorrências em uma tabela:

Dia Ocorrências do mês de junho/15 Regime de Caixa Regime de Competência
01 Compra de produtos para revenda

-R$1.500

05 Pagamento de salários de maio/15

-R$800

10 Venda de Produtos

R$1.250

R$2.500

15 Pagamento de Aluguel de maio/15

-R$300

30 Salários – competência junho/15

-R$800

30 Aluguel – competência junho/15

-R$300

   Saldo/Resultado Final R$850

-R$100

 

Veja que o saldo na conta da Empresa A ao final do mês, é positivo de R$850, mas isso não quer dizer que a empresa teve lucro deste valor. O resultado real deve ser levantado pelo Regime de Competência, que apurou um prejuízo de R$100.

 

O empresário que não conhece o conceito de Regime de Competência, pode entender que teve um lucro de R$850, deturpando completamente a sua percepção sobre o desempenho do negócio.

 

Um cliente meu costuma dizer que controla o desempenho financeiro de seu negócio por “Competência de Caixa”. Primeiro que a expressão, além de estar completamente equivocada, cria um efeito de looping no cérebro. Afinal, não dá para usar os dois sistemas ao mesmo tempo.

 

É claro que ele se refere ao Regime de Caixa. Mesmo assim, acho muito arriscado controlar a empresa desta forma, pois como eu disse antes, ela só se aproxima da realidade quando quase tudo é pago e recebido à vista, o que não é o caso dele.

 

Para saber o desempenho real de sua empresa, você precisa reconhecer pelo menos os efeitos mais importantes pelo Regime de Competência. Isso permitirá que você faça reservas para pagamentos futuros já contratados, além disso, retirar como lucro aquilo que efetivamente lhe cabe, evitando o surgimento de buracos surpresa que terão que ser tapados depois.

 

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O melhor planejamento tributário?

Neste tópico quero falar sobre uma tentação que cedo ou tarde desperta na cabeça de 9 entre 10 empresários: arrumar um jeito de pagar menos impostos.

 

Não tenho nada contra querer pagar menos impostos. Eu passei a maior parte da minha carreira estudando formas de auxiliar meus clientes a pagar menos impostos. O problema está quando o empresário decide ser mais esperto do que o Fisco.

 

Antes de eu continuar, só queria dizer uma coisa: de uns anos para cá, o Fisco se tornou imbatível. Ele vê tudo, simplesmente tudo, 100%!

 

O poderio tecnológico do Fisco está infinitamente além do que conseguimos controlar. Tudo hoje é eletrônico e está à disposição dele. Suas ferramentas de cruzamentos de informações são tão poderosas, que já não conseguimos mais prever o que ele pode fazer.

 

As notas fiscais são eletrônicas, as movimentações financeiras são eletrônicas, as declarações são eletrônicas, compramos tudo com cartão. Tudo está ao alcance do Fisco!

 

Então, aqui vou falar da turma que quer ser mais esperta que o Fisco, daquele empresário que vende sem nota, que informa valores devidos menores nas declarações, que manipula os estoques, que abre empresas em nome de laranjas, que usa créditos fictícios.

 

Esse pessoal ainda não sabe, mas a atividade deles não é comércio ou prestação de serviços, é sonegação!

 

Imagine um empresário que faça vendas sem nota fiscal para aumentar ou ter algum lucro. Esse lucro não será proveniente da rentabilidade de seu negócio, mas do imposto que ele deixou de pagar.

 

Portanto, expandindo o raciocínio, das duas uma, ou toda a concorrência deste empresário sonega impostos para ter lucro, ou este empresário não tem competência suficiente para fazer o seu negócio competir com os outros em igualdade de condições.

 

A segunda opção é sempre a verdadeira, mas dificilmente este tipo de empresário assume a responsabilidade pelas suas deficiências. Como já falei anteriormente neste guia, é mais fácil culpar o Fisco, os bancos, os empregados, etc.

 

O problema é que o Fisco vê tudo e ainda por cima tem outra vantagem espetacular em relação aos empresários: o tempo.

 

Se o Fisco soltar uma norma alterando a forma de cálculo de um imposto a partir de 01 de janeiro de 2016, as empresas têm que fazer de tudo para estarem preparadas naquela data. O Fisco não. Ele tem cinco anos para começar a fiscalizar os efeitos da norma que editou.

 

Por exemplo, se uma empresa deixa de pagar um imposto em 01/01/2016, o Fisco tem até 01/01/2021 para fiscalizar e cobrar esse imposto (com multa e juros).

 

Os empresários “espertos”, às vezes também mal orientados em momentos de fragilidade, começam a utilizar truques para reduzir o pagamento de impostos e acham que a estratégia está funcionando, porque o Fisco não se manifesta.

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Só que 5 anos depois adivinhe o que acontece? O Fisco apresenta a multa, que normalmente é tão pesada, que pode acabar matando a empresa. Posso afirmar porque já vi dezenas de casos assim.

 

Não caia em tentações, não ache que pode ser mais esperto que o Fisco. Se algum consultor surgir com uma proposta que parece ser muito boa para ser verdade, desconfie, pois a multa no final virá para você e não para ele.

 

A Lei tributária é a mesma para todos. As regras do jogo são colocadas pelo Fisco e as empresas têm que competir segundo elas. É como um torneio esportivo. Se o seu time está perdendo mais do que ganhando, não é culpa da regra ou dos juízes. Com certeza é o seu time que precisa melhorar.

O que você já devia saber sobre empréstimos bancários.

Neste tópico eu quero deixar uma regra muito clara em relação aos bancos, caso ainda haja alguma dúvida para você. Vamos chama-la de regra do lobo em pele de cordeiro.

 

“O objetivo de um banco não é nos ajudar, mas sim lucrar emprestando para nós.”

 

Por favor, nunca mais esqueça esta regra. Assim você terá um relacionamento melhor com os bancos e menor possibilidade de se frustrar.

 

Bancos têm muito dinheiro, gastam muito com propaganda na televisão e, se você reparar, todos eles transmitem uma mensagem onde parece que são verdadeiras instituições de caridade.

 

Mas é justamente nos “ajudando” que os bancos conseguem realizar as operações que trazem lucros, ou seja, os empréstimos. A ideia por trás deste tipo de propaganda é bem simples: se acharmos que o banco é um “amigo” disposto a nos ajudar, contrataremos empréstimos muito mais facilmente.

 

Passo 08

 

Nada contra empréstimos. Empréstimos e financiamentos, quando feitos com inteligência, são extraordinárias ferramentas para fazer sua empresa crescer, sem que você tenha que investir dinheiro do seu próprio bolso.

 

Mas quando não são contratados de forma inteligente, eles podem levar sua empresa rapidinho para o buraco. Então vou listar algumas dicas para você sempre ter em mente:

 

1. Fuja dos empréstimos fáceis:

 

Cheque especial, crédito pessoal, crédito automático, são todos empréstimos de fácil acesso (você pode contratar com um clique).

 

Mas adivinhe só, eles também têm as maiores taxas de juros (média de 9,5% ao mês!!). Porque você acha que o banco facilitaria tanto assim? Lembre-se da regra do lobo.

 

Coloque-se no lugar do banco, se você pode vender um produto com maior margem que outro, qual venda você vai facilitar mais? Os bancos agem da mesma forma e pior, aproveitando-se de momentos de fragilidade de quem está precisando.

 

Taxas como essas acima são abusivamente altas, e posso garantir que nenhum empreendimento consegue sobreviver muito tempo recorrendo a estes tipos de créditos.

 

2. Faça a lição de casa:

 

Existem linhas de crédito muito mais baratas à disposição, mas como já falei, o acesso a elas não é tão fácil. É preciso pesquisar, consultar quais produtos estão sendo oferecidos pelos bancos e quais são os requisitos ou garantias para contrata-los.

 

Para ter uma base de comparação, o crédito para capital de giro com menos de 365 dias tem taxas variando de 1,3% a 5,9% ao mês, ou seja, muito inferiores às do cheque especial. E é possível encontrar linhas ainda melhores!

 

No site do Banco Central do Brasil, você pode consultar todos os tipos de crédito disponíveis e as taxas de juros que cada banco oferece. Para acessar a página clique aqui.

 

3. Fique o menor tempo possível com a dívida

 

Se o seu caso foi uma emergência e você precisou recorrer aos bancos, tenha um plano preparado para se livrar da dívida o mais rápido possível.

 

Quando tiver fluxo de caixa positivo, quite o empréstimo, mesmo que parcialmente antes do vencimento. Não existe aplicação financeira melhor do que quitar seus empréstimos bancários.

 

Não se acomode. A cada dia que o empréstimo passa com você, a sua empresa é obrigada a pagar algumas dezenas, centenas ou milhares de reais para o banco.

 

Pense no empréstimo como se fosse uma praga destruindo aos poucos a sua lavoura dia após dia. Quanto mais rápido você se livrar dela, melhor para a lavoura e para você.

 

Em momentos difíceis, o segredo é manter a calma para enxergar as melhores alternativas e aproveitá-las. Se você já tem o hábito de manter o acompanhamento do orçamento de sua empresa, conseguirá se antecipar a esses momentos, tendo mais tempo para planejar a contratação de seu empréstimo e como irá paga-lo.

 

Sem monitoramento, o empresário pode ser pego de surpresa, tendo muito pouco tempo para reagir, reduzindo suas possibilidades e ficando à mercê de empréstimos mais caros.