Já percebeu como todos os processos das empresas estão migrando para o digital? O marketing saiu dos anúncios no jornal e foi para as redes sociais, o controle das finanças passou do caderninho para os softwares de gestão, os documentos saíram do arquivo e foram para a nuvem. Mas existe uma área que, para muitas empresas, ainda não se atualizou: a contabilidade. Em muitos casos, a empresa ainda lida com o contador presencial, porém, outras já adotaram o contador online, que simplifica e agiliza muitos processos.
Quer saber se você também deve migrar? Neste post, vamos ver quais as diferenças entre o contador online e o tradicional, bem como as vantagens de fazer essa atualização. Entenda:
Como trabalha um contador tradicional?
O contador tradicional, ao contrário do contador online, realiza seu atendimento presencialmente. Pode ser no escritório de contabilidade ou nas dependências da empresa, e podem acontecer encontros periódicos ou somente quando há alguma demanda.
No entanto, grande parte das rotinas contábeis — como notas emitidas e recebidas, guias de impostos e folha de pagamento — acontece por e-mail. Por exemplo, o contador emite as guias de impostos, envia à empresa por e-mail e aguarda o pagamento. O maior problema disso é a falta de automatização, que aumenta as chances de falhas e dificulta o controle.
Com o contador presencial, a empresa estabelece um relacionamento bastante próximo dele e cria estratégias conjuntas para a contabilidade. Por isso, quem precisa de um contador por perto para auxiliar a tomada de decisões tende a optar por essa solução.
Como trabalha um contador online?
O contador online é uma alternativa ao tradicional. Os escritórios de contabilidade online cumprem as mesmas obrigações legais e assumem as mesmas responsabilidades que os tradicionais. A diferença é que o atendimento acontece à distância e online, geralmente por canais próprios, ou ainda por e-mail e Skype.
Porém, o “online” vai muito além do suporte. Esses escritórios oferecem também ferramentas que facilitam as rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas. São softwares para emissão de notas, cálculo de impostos, envio de documentos, entre outras funcionalidades. Essas plataformas, então, fazem a intermediação do relacionamento entre empresa e contador online, centralizando conversas, documentos e pedidos.
Dessa forma, a empresa tem mais autonomia sobre a sua contabilidade, sem deixar de contar com um atendimento personalizado. Por isso, essa solução costuma ser adotada por quem procura agilidade e praticidade, e não tanto a relação próxima com o contador.
Quais são as vantagens do contador online?
A qualificação dos profissionais é a mesma, pois tanto o contador online quanto o tradicional, assim como seus escritórios, precisam ser registrados no Conselho Regional de Contabilidade da sua localidade. Então, você pode confiar em qualquer um dos dois (apenas se certifique sobre o registro).
O que diferencia a sua atuação é a forma de atendimento, como você viu acima. Assim, o contador online oferece diversos benefícios aos empreendedores. Entenda as vantagens:
Agilidade
Com o contador online, os processos são automatizados e as informações são centralizadas, o que torna as rotinas contábeis muito mais ágeis. Além disso, o suporte online permite que você resolva dúvidas rapidamente, para otimizar o seu dia a dia.
Praticidade
Ter tudo o que você precisa dentro de uma plataforma significa praticidade para o dia a dia. Com o contador online, em vez de perder tempo buscando uma informação ou um documento, eles estão todos ali, à sua mão.
Controle
Como a plataforma centraliza toda a contabilidade da empresa, o empreendedor tem mais autonomia para realizar e controlar as operações contábeis. Notificações por e-mail ou SMS também ajudam a manter o controle sobre prazos, movimentações e envios.
Economia
Por ser um negócio virtual, automatizado e escalável, o contador online tem preços mais acessíveis. Geralmente, você paga uma mensalidade, que se adapta às necessidades do seu negócio, e ainda economiza com impressão de papel e envio de documentos.
Redução de falhas
A automatização dos processos por meio da tecnologia também reduz a possibilidade de falhas dos processos manuais. Cálculos, prazos, envios, pagamentos: com o contador online, tudo isso é controlado na plataforma para reduzir os erros e aumentar a eficiência.
Segurança
Além de prevenir erros manuais, o contador online também oferece segurança para as informações. As plataformas geralmente contam com protocolos de segurança que garantem a confiabilidade e a integridade das informações inseridas nela.
Eliminação de papel
Tudo fica guardado na plataforma. Portanto, não é mais necessário imprimir aquela pilha de documentos, notas e comprovantes, que podem ser extraviados, ocupam espaço e ainda prejudicam a natureza.
Afinal, devo contratar um contador online ou tradicional?
O contador online oferece uma série de vantagens que qualquer segmento ou porte de empresa pode aproveitar.
Porém, se você trabalha ou gerencia uma grande empresa, provavelmente lida com processos mais complexos, que exigem mais proximidade para o contador acompanhar as rotinas da empresa. O profissional se torna uma peça estratégica, por isso o atendimento presencial pode ser mais interessante.
Já os MEIs e PMEs, que têm uma estrutura enxuta e processos mais simples, precisam mais é de ferramentas que facilitem sua vida e de um suporte que resolva suas dúvidas. Só isso. Assim, com o contador online, esses empreendedores não perdem mais tempo com burocracias e podem se dedicar a outras questões que agregam valor ao negócio.
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