O dia a dia de um empreendedor pode ser bastante agitado. São contas para pagar, estratégias para pensar, acompanhar o desempenho dos funcionários e mais uma série de outras tarefas incluso. Parece que 24h no dia não são suficientes, não é? Por isso, ter planejamento e organização das atividades de trabalho é tão essencial.
Quem consegue organizar sua rotina, definir prioridades e planejar as tarefas do dia, da semana, do mês e do ano, tem mais chances de cumprir todas as atividades e alcançar os resultados que deseja. Assim, os dias que pareciam caóticos se tornam mais leves e produtivos.
Agora, vamos compartilhar algumas orientações para ajudar pequenos e médios empreendedores a organizarem suas rotinas e definirem sua metodologia de trabalho. Afinal, planejamento e organização são atividades essenciais da administração de um negócio. Veja agora as nossas dicas:
Organize seu espaço de trabalho
Antes de qualquer coisa, olhe para o seu ambiente de trabalho. Tudo começa aqui: para organizar as rotinas, é preciso também organizar os espaços. Não estamos dizendo que você precisa deixar tudo impecável todos os dias, mas procure manter uma organização visual e espacial que transmita coerência, traga conforto e facilite a sua vida.
Defina uma rotina de planejamento e organização das atividades de trabalho
O planejamento e organização das atividades de trabalho exigem uma rotina. Não adianta você organizar hoje o seu calendário e, no mês que vem, deixar de lado o planejamento novamente.
Por isso, reserve um tempo para pensar nas atividades do dia e do mês e defina métodos para organizá-las (checklists, calendário, planilha etc.). Vale a pena marcar na agenda como um compromisso!
Assim, você cria o hábito e define melhor uma metodologia de trabalho. Mas, é claro, tenha flexibilidade nesse planejamento para o caso de imprevistos ou novas oportunidades.
Defina prioridades de tarefas
Uma das grandes dificuldades de planejamento e organização das atividades de trabalho é definir prioridades. Com pouco tempo e sem se organizar, os prazos apertam. Então, como definir qual tarefa é mais importante agora?
Você pode começar fazendo uma lista das tarefas (para o dia ou a semana, por exemplo). Então, a Matriz de Eisenhower ajuda você a decidir o que fazer. Diante de cada tarefa da lista, pergunte-se:
- É importante e urgente? Então, faça a tarefa imediatamente;
- É importante, mas não urgente? Então, decida quando você vai fazer;
- É urgente, mas não é importante? Então, delegue para outra pessoa;
- Não é importante, nem urgente? Então, faça mais tarde (ou reavalie sua necessidade).
Estabeleça objetivos, metas e responsáveis
Planejamento exige definição de objetivos. Aonde você espera chegar daqui a um mês, um trimestre, um ano? Essa definição pode ser feita pelo negócio no seu planejamento estratégico, mas também por você, individualmente.
Mas só traçar objetivos é muito vago. Se você quer mesmo alcançá-los, precisa também estabelecer metas mensuráveis com prazo definido, além de definir as atividades necessárias para chegar lá e os responsáveis por elas.
Assim aumentam as suas chances de sucesso!
Controle o andamento das tarefas
Organização também depende de controle. Não adianta entregar tarefas para toda a sua equipe se você não acompanha o andamento delas. Então, escolha uma ferramenta para controlar o que deve ser feito, o que está em progresso e o que já foi finalizado.
Uma simples planilha do Google Sheets ou um aplicativo como o Trello servem para isso e permitem compartilhar com todos os envolvidos.
Marque reuniões apenas quando necessário
Muitas vezes reuniões são necessárias para alinhar a equipe, trocar ideias e tomar decisões conjuntas. Isso ajuda no planejamento e organização das atividades de trabalho de maneira integrada e colaborativa.
Mas é bom evitar aquela reunião interminável que poderia ser um e-mail, entende? Esse tipo de reunião só desgasta a equipe e desperdiça tempo. Então, avalie se você não pode enviar uma mensagem ou mesmo ter uma conversa informal para resolver o assunto.
Faça um controle financeiro
A saúde financeira costuma ser o principal motivo de preocupação dos empreendedores. Por isso, você precisa reservar um espaço no planejamento e um tempo na rotina para cuidar do dinheiro da empresa.
O controle financeiro deve ser feito com relatórios de vendas, fluxo de caixa, resultados do mês e outras ferramentas como essas. Dessa maneira, você consegue analisar quanto ganha, quanto gasta, quais são os tipos de custos do negócio, quais produtos vendem mais e quanto precisa faturar para alcançar seus objetivos.
Esse registro serve também para comprovar qualquer movimentação financeira da sua empresa, além de subsidiar o preenchimento de relatórios contábeis.
Controle as obrigações contábeis e trabalhistas
As obrigações contábeis e trabalhistas também podem dar bastante dor de cabeça se não entrarem na sua organização. Por isso, é importante manter um controle das atividades, prazos e valores envolvidos com a contabilidade do seu negócio, como o pagamento de impostos, documentos trabalhistas e declarações para a Receita.
Uma empresa organizada tem mais chances de sucesso, sabia? Com planejamento e organização das atividades de trabalho, você consegue alcançar mais facilmente aquilo que deseja, sem desperdiçar tempo e recursos no caminho.
Agora, se você quer uma ajuda para organizar suas rotinas de contabilidade e não perder mais tempo com as burocracias da área, experimente a contabilidade online! Acesse o link e saiba como essa solução pode ajudar a cuidar das suas obrigações contábeis sem complicação.
