Livro caixa: o que é e dicas de como preencher

Livro caixa: o que é e dicas de como preencher

Caso você possua um negócio, certamente já ouviu falar no livro-caixa. Trata-se de um documento que auxilia o setor contábil a acompanhar os fluxos financeiros, como entradas e saídas de caixa, além de facilitar a escrituração contábil — registro dos processos administrativos da empresa. 

Seja mantida no papel ou por meio de uma ferramenta online, o fato é que esse procedimento é fundamental para controlar tudo o que acontece com o capital do seu empreendimento. Assim, fica mais fácil garantir a saúde financeira e, consequentemente, o sucesso do negócio. Continue acompanhando o conteúdo a seguir e aprenda mais sobre o assunto!

Qual a utilidade de um livro-caixa?

Conforme mencionado acima, o livro-caixa serve para contabilizar as entradas e saídas financeiras do seu negócio. Nesse sentido, é indispensável que o setor contábil tenha armazenado todas as informações sobre pagamentos de conta de água, energia, telefonia e gastos com fornecedores e colaboradores

Além disso, vale destacar a necessidade de guardar os comprovantes de qualquer transação financeira, a fim de facilitar a manutenção do livro. Todo esse controle pode parecer trabalhoso, mas é crucial para evitar problemas de DRE (Demonstração de Resultados), por exemplo, ou complicações na hora de fazer o balanço patrimonial da instituição. 

Qual a importância de ter um livro-caixa?

Agora que você tem uma noção geral sobre o objetivo desse documento, vamos detalhar sua importância para qualquer negócio. Veja mais abaixo.

Fazer o controle de pagamentos e recebimentos

Como você viu nos tópicos anteriores, ter um registro físico ou virtual de tudo o que entra e sai dos cofres da empresa é essencial para manter sua saúde financeira. Além disso, ao ter um controle das finanças, fica mais fácil descobrir quais setores do negócio precisam economizar recursos, por exemplo. 

Uma organização opera sob inúmeros processos corporativos que são difíceis de acompanhar sem a devida organização e, alguns deles, podem não trazer tantos benefícios como esperado. 

Acompanhar o balanço mensal

Depois de registrar toda a movimentação financeira da empresa, você poderá fazer o balanço mensal com mais clareza. Como as informações de rendimentos brutos e gastos estão descritas no documento, é possível identificar o desempenho do negócio em um determinado mês e, caso necessário, tomar medidas preventivas. 

Facilitar a comunicação com órgãos competentes

Outra função importante do livro-caixa é que sua existência agiliza o processo de prestar contas à Receita Federal. Sem esse documento, você terá que buscar todas as informações contábeis da sua empresa ao longo de um ano manualmente. Mas, ao ter esse registro, todos os dados estarão reunidos em um só lugar, evitando quaisquer problemas fiscais. 

Quais empresas devem manter um livro-caixa?

No geral, qualquer tipo de negócio deve manter um livro caixa sempre atualizado. Porém, essa medida costuma ser facultativa para alguns negócios e obrigatória para outros. Segundo a Lei 9.317/96, todas as empresas optantes do Simples Nacional são obrigadas a ter esse registro, seguindo as normas estabelecidas pela legislação. 

Como é a estrutura e o preenchimento de um livro- caixa?

Depois de entender mais a fundo a importância e a função de um livro-caixa, chegou a hora de você saber como preenchê-lo corretamente. Mas, antes vamos falar sobre a estrutura do documento; alguns dados precisam ter uma coluna inteiramente dedicada. São eles:

  • data do registro: representa a data dos recebimentos;
  • histórico: apresenta as informações do fluxo financeiro em si. Indique se a transação consiste em uma entrada ou saída;
  • entradas e saídas: é necessário criar colunas separadas para os diferentes valores. Tudo o que entra deve estar agrupado em uma coluna e tudo o sai deve estar em outra;
  • saldo atual: informa o saldo atual da conta em questão — saldo anterior + crédito – débito;
  • anotações: espaço reservado para eventuais anotações extraordinárias. 

Depois disso, você deve realizar a escrituração do documento. Esse processo costuma ser dividido em três etapas, que podem ser conferidas a seguir.

  1. Termo de abertura: deve conter informações sobre a finalidade do documento, dados essenciais do negócio — endereço, CNPJ e outros. Também é necessário indicar o número de folhas, a data e, por fim, a assinatura;
  2. Folhas de escrituração: deve indicar os registros de entrada e saída de capital. O recomendado é preencher essas informações em ordem cronológica; 
  3. Termo de encerramento: trata-se da última página. Nesse espaço, deve-se repetir as informações da página inicial, bem como a assinatura do responsável. 

Feita a estruturação do livro-caixa corretamente, preenchê-lo é a parte mais fácil. Existem apenas duas recomendações para tornar o documento ainda mais organizado. Uma delas é incluir as informações em ordem cronológica, a fim de facilitar a localização de dados específicos futuramente. 

A outra dica é registrar todas as movimentações financeiras, por mais banais que sejam. Manter esses dados armazenados te dará uma noção mais realista sobre a situação do seu negócio. Para não errar, crie o hábito — e eduque sua equipe contábil — de anotar qualquer transação somente após o recebimento ou saída. Assim, evita-se eventuais erros gerados por falta de atenção. 

Qual a diferença entre livro-caixa e fluxo de caixa?

Agora que você já sabe como manter um livro caixa, deve estar se perguntando se esse documento está relacionado ao fluxo de caixa. Muitos empreendedores ainda confundem essas duas particularidades do setor contábil, que são coisas completamente diferentes. 

Como deixamos claro, o livro-caixa é um documento físico que reúne os recebimentos e pagamentos feitos pela empresa em um determinado período. Já o fluxo de caixa consiste em todas as transações financeiras, além das entradas e saídas, como investimentos, financiamentos, atividades operacionais, entre outros. Sua função é conferir uma visão geral do negócio, ou mesmo proporcionar previsões futuras. 

Manter um livro-caixa é extremamente importante para o êxito de qualquer negócio, bem como sua saúde financeira. Além disso, vale reforçar que apenas as empresas sob o regime Simples Nacional são obrigadas a manter esse documento atualizado, mas a recomendação fica para todas as instituições. 

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como calcular o custo de um funcionário

Como calcular o custo de um funcionário

Realizar a gestão de uma empresa não é nada fácil. Esse é um desafio apenas para os fortes, já que envolve muitos aspectos que não podem deixar de ser considerados quando o assunto é a construção de uma empresa de sucesso. Um deles é a importância de saber como calcular o custo de um funcionário.

O processo de contratação da equipe perfeita é iniciado bem antes da seleção dos funcionários. Ele começa na organização das finanças e na determinação dos custos envolvidos com a manutenção daquele profissional.

E então, que tal conhecer um pouco mais sobre a importância desse processo? Continue a leitura para descobrir quais são os principais gastos envolvidos com a contratação de um novo membro da equipe, além de conhecer também a importância desse passo no dia a dia da sua empresa!

Qual é a importância de saber os custos de um funcionário?

Assim como em qualquer área da nossa vida, a gestão financeira das empresas é algo imprescindível para a sua sobrevivência. Afinal, esse dinheiro será responsável por cobrir os gastos de manutenção do seu negócio e também por fazê-lo crescer, a partir de investimentos.

A contratação de um colaborador é sempre um investimento. Por isso, é fundamental que essa decisão seja tomada de maneira consciente, com a consideração do orçamento planejado.

Quanto custa um funcionário para uma empresa?

Sabemos que os colaboradores de uma empresa são fundamentais para a sua construção, participando no dia a dia dos negócios e doando o seu tempo e qualificação em busca dos resultados esperados e, claro, do reconhecimento do negócio e/ou marca.

Sendo assim, responder à pergunta do título é algo um pouco complicado. Afinal, estamos falando sobre um conceito subjetivo. Devemos, também, salientar que há uma grande diferença entre os termos “custo” e “valor”. O primeiro, normalmente, se refere à um gasto. O segundo nos fala sobre investimentos.

  • Algumas das características que fazem um colaborador ser um investimento para a empresa são:
  •  qualificação (cursos feitos por ele, experiência anterior, boas referências, entre outros);
  • exclusividade (o fato do profissional ser essencial para a realização daquele serviço);
  • competências (alguns profissionais são extremamente preparados, dominando soft e hard skills como ninguém).

Entre outros!

Por isso, é fundamental que os colaboradores sejam valorizados em suas remunerações, na oferta de benefícios e também no tratamento oferecido a cada um deles. Não se esqueça de que eles, assim como você, batalharam muito para chegar onde chegaram!

Como calcular o custo de um funcionário?

Quais são os valores atrelados à contratação de um profissional? Eles vão bem além da remuneração mensal! Continue a leitura e descubra quais são alguns dos principais.

Férias

As férias, oferecidas normalmente uma vez por ano, geram encargos de cerca de 11% para a empresa. Elas são um direito garantido aos trabalhadores de qualquer área, desde que atuem no regime CLT.

13º salário

Ainda falando sobre o CLT, o funcionário tem direito ao 13º salário, normalmente pago ao final de cada ano vigente. O valor pago é de uma remuneração extra. Os encargos, nesse caso, são de cerca de 8%.

FGTS

Com encargos de 8%, o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) é outro direito garantido aos trabalhadores do regime CLT.

Multa para rescisão

Além do FGTS, o empresário precisa arcar com multas de rescisão, caso o funcionário se desligue da empresa. Os cálculos para esses valores envolvem uma série de detalhes, já que é preciso levar em consideração o tempo de serviço, a remuneração e os outros direitos adquiridos pelo profissional.

Treinamentos

Uma das principais características das empresas de sucesso é a sua preocupação com a qualificação e atualização dos membros da sua equipe. Sendo assim, é de suma importância que o gestor invista em treinamentos frequentes, que também devem fazer parte dos cálculos de custo.

Benefícios ofertados

Além disso, é importante também levar em consideração o cálculo dos benefícios, como vale transporte, vale refeição, planos de saúde e muitos outros. Lembrando que a oferta desses serviços é uma importante ferramenta para a retenção de talentos, engajamento da equipe e, consequentemente, a redução dos custos com funcionários.

Folgas

As folgas são outro direito dos trabalhadores. No caso de funcionários que trabalham no dia de folga, há um cálculo específico de adicional além do valor que ele normalmente recebe por hora trabalhada.

Esses são apenas alguns exemplos de cálculos que devem ser feitos. Todos são bem complexos e com muitas variantes.

Como fazer a gestão de folha de pagamento tendo funcionários?

Com tantas informações, fica o questionamento: afinal, como fazer uma boa gestão da folha de pagamento? Essa é, novamente, uma pergunta que pode ter muitas respostas diferentes.

No entanto, a mais prática e realista de todas é: conte com ajuda especializada. Estamos falando sobre um processo muito complexo e que envolve o conhecimento sobre muitas áreas, algo que induz ao erro aqueles que não têm muita experiência no assunto.

E qual é o problema de errar nessas questões? A ineficiência do cálculo pode gerar sérios problemas para a empresa com a Justiça do Trabalho, além de prejudicar as finanças e o funcionamento dos processos internos do empreendimento.

Por isso, é sempre melhor prevenir do que remediar! Que tal contar com a ajuda na Contabilivre? Somos uma empresa altamente especializada no assunto, além de tratar da contabilidade de maneira digital, aliando a tecnologia à tradição nesses processos.

Alguns dos nossos diferenciais são:

  • atendimento personalizado e humanizado, com pessoas de verdade (não somos robôs!);
  • atendemos cidades de várias regiões do Brasil;
  • suporte completamente online;
  •  segurança e privacidade;
  •  redução dos custos da sua empresa com a contabilidade;
  • gama variada de serviços, todos com o objetivo de atendê-lo da melhor forma possível.

Como podemos observar, saber como calcular o custo de um funcionário é algo imprescindível para os negócios. Além de evitar problemas com a gestão, esse processo também otimiza a valorização do profissional. É, portanto, essencial para todos os que estão envolvidos na empresa!

Está pronto para levar essa teoria para a prática na sua empresa? Então, conheça melhor os serviços da Contabilivre e comece a trabalhar com a gente! Assim, a sua rotina será descomplicada e os resultados obtidos nos seus negócios se tornarão muito mais satisfatórios.