Obrigações acessórias: entenda quais são e qual sua importância

Obrigações acessórias: entenda quais são e qual sua importância

Manter uma empresa regularizada é fundamental para que ela possa manter suas atividades. Mas, para isso, é preciso cumprir uma série de exigências legais e tributárias. Entre as tributárias, há dois tipos de obrigações: acessórias e principais.

No entanto, muitos empreendedores e gestores ainda têm muitas dúvidas com relação a elas. Se esse também é o seu caso, não se preocupe. A gente preparou este conteúdo completo para explicar tudo o que você precisa saber. Acompanhe!

O que são obrigações acessórias?

Também chamadas de declarações acessórias, são documentos que devem ser entregues mensalmente, trimestralmente ou anualmente ao Governo. Vale lembrar que há obrigações acessórias tanto da esfera federal quanto das estadual e municipal.

Como o próprio nome sugere, são declarações auxiliares exigidas pelas autoridades para que obtenham informações referentes às operações da empresa. Ou seja, são relatórios (eletrônicos, em sua maioria) com dados importantes e que foram utilizados para apurar os impostos, encargos e contribuições do negócio, que constituem a obrigação principal.

É importante ressaltar que os tipos e a quantidade de obrigações acessórias variam de acordo com o tipo de atividade e regime tributário de cada empresa.

Qual a diferença entre obrigações acessórias e principais?

Como citamos no início, há dois tipos de obrigações que uma empresa precisa cumprir: acessórias e principais. Entender a diferença entre elas é bastante simples. Obrigações principais são aquelas que tem como  objetivo o pagamento de algum tributo, como impostos, taxas, contribuições,  entre outros.

Um bom exemplo é o pagamento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), entre outras.

Por sua vez, as obrigações acessórias são relatórios fornecidos ao Governo para ajudar na fiscalização, ou seja, para comprovar que sua empresa está cumprindo com todas as regras fiscais que sua atividade exige.

O não cumprimento das obrigações acessórias dentro do prazo correto podem gerar multas (obrigações principais) e, em alguns casos, problemas ainda mais graves para a sua empresa. Para evitar que isso aconteça, é extremamente importante fazer uma boa gestão contábil.

Quais são as obrigações acessórias?

Nós comentamos que as obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário de cada empresa. Contudo, algumas são comuns a todos eles. São elas:

  • EFD ICMS/IPI — Escrituração Fiscal Digital, conhecida como SPED Fiscal, que contém as escriturações dos documentos fiscais, registros e apuração dos impostos;
  • SEFIP/GFIP — Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, que origina a GFIP, que é a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço;
  • CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
  • ECD — Escrituração Contábil Digital (obrigatória para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido. Já para empresas do Simples Nacional, sua entrega é facultativa);
  • ECF — Escrituração Contábil Fiscal;
  • DIRF — Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.

No entanto, algumas obrigações acessórias são obrigatórias apenas para alguns regimes tributários. A seguir, confira quais são elas.

Simples Nacional

Voltado para empresas de pequeno e médio porte, a guia do Simples Nacional compreende o recolhimento dos seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP, entre outros. Além disso, é preciso cumprir as seguintes obrigações acessórias:

  • DEFIS — a Declaração de Informações Econômicas e Fiscais tem como objetivo a declaração das despesas ao longo do ano, distribuição societária dos sócios, quantidade de empregados no período, entre outros. Seu prazo de entrega é até o dia 31 de março de cada ano subsequente;
  • DAS — o Documento de Arrecadação do Simples Nacional é o imposto calculado mensalmente sobre o faturamento do seu negócio. Se a empresa não teve movimento no mês, fica isenta do pagamento deste imposto;
  • DIRF — a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte deve ser enviado mensalmente pelas empresas que fazem a retenção do IRRF, e refere-se aos rendimentos pagos a pessoas físicas;
  • DESTDA — a Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação é uma obrigação mensal para o recolhimento de ICMS (Imposto sobre circulação de Mercadorias e Serviços).

Lucro Presumido

As empresas enquadradas no Lucro Presumido contam com uma quantidade maior de obrigações acessórias, que variam conforme a atividade de cada empresa. Além da Escrituração Fiscal Digital (EFD), SPED Fiscal, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), há as seguintes obrigações:

  • DES — a Declaração Eletrônica de Serviços deve ser feita por empresas prestadoras de serviço e entregue ao órgão municipal. Por não ser uma obrigação federal nem estadual, é preciso informar-se junto à prefeitura se ela deve ser feita. Afinal, algumas não exigem sua declaração. Seu objetivo é demonstrar todos os serviços que foram prestados no período de um mês.
  • DCTF — a Declaração de Débitos Tributários Federais é uma declaração de competência da União. Deve ser emitida anualmente com a relação de todos os tributos recolhidos no exercício anual anterior;
  • EFD Contribuições — a Escrituração Fiscal Digital Incidentes sobre a Receita é de natureza federal e faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Seu objetivo é declarar as contribuições para o PIS/Pasep, Cofins e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta. Desse modo, inclui empresas de comércio, serviços e indústrias;
  • GIA Estadual — a Guia de Informações e Apuração Estadual consiste no envio de dados sobre a apuração e recolhimento do ICMS pelas empresas. Porém, somente as empresas com inscrição estadual é que tem a obrigação de enviá-la;
  • GIA — a Guia de Informações e Apuração de Substituição Tributária corresponde à apuração do recolhimento do ICMS-ST. Desse modo, somente as empresas que vendem produtos correspondentes aos regimes de Substituição Tributária é que estão sujeitas à sua emissão;
  • LFE — o Livro Fiscal Eletrônico contempla somente as empresas que estão situadas no Distrito Federal e serve para comprovar o recolhimento do ICMS ou ISS;
  • SISCOSERV — trata-se do Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio. Essa obrigação se refere aos serviços de importação e exportação. Portanto, só se destina a empresas que trabalham com esse tipo de atividade.

Lucro Real

Empresas do regime tributário Lucro Real também contam com obrigações acessórias. Além da DES, GIA, DCTF e EFD, há as seguintes:

  • Sintegra — Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, que deve ser pago por empresas com recolhimento do ICMS e que utilizam o PED (Processamento Eletrônico de Dados) para emissão dos documentos fiscais;
  • EFD ICMS/IPI —substitui a escrituração de livros físicos, como Registro de Apuração do IPI, Registro de Entradas de Inventário, Registro de Apuração do ICMS, entre outros;
  • SEFIP/GFIP — sistema de recolhimento do FGTS junto à Previdência Social;
  • CAGED — para informações admissões e demissões de funcionários CLT;
  • ECD — Escrituração Contábil Digital;
  • ECF — Escrituração Contábil Fiscal;
  • DIRF — Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
  • RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.

Como você viu, há diversas obrigações acessórias cujo envio é obrigatório de acordo com o regime tributário da sua empresa, e a não emissão desses relatórios pode causar grandes transtornos e até multas para o seu negócio. Portanto, o ideal é contar com um escritório de contabilidade de confiança para fazer a gestão contábil do seu empreendimento.

A Contabilivre é um escritório de contabilidade online que cuida de toda parte contábil e fiscal de sua empresa sem burocracia. Além disso, oferece um atendimento eficiente e humanizado, com uma plataforma totalmente intuitiva, desenvolvida para otimizar e descomplicar as rotinas de sua empresa.

Então, entre em contato com a Contabilivre e saiba como podemos ajudar a manter sua empresa em dia com as obrigações!

exclusão do simples nacional

Exclusão do simples nacional: saiba como funciona

Todo ano, muitas empresas são excluídas do Simples Nacional. Isso acontece quando a empresa deixa de cumprir algum dos requisitos para se manter enquadrada no regime, incluindo limite de faturamento, atividades impeditivas, débitos, entre outros.

O resultado é a exclusão deste regime simplificado de tributação, que pode gerar uma série de complicações fiscais e contábeis para o negócio.

Muitas empresas optam por esse regime por ele unificar o recolhimento de todos os tributos em apenas uma guia de pagamento mensal (DAS), além de facilitar o cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, e claro ser uma ótima solução em termos de redução da carga tributária.

Mas é preciso se encaixar nos requisitos do programa para se manter nele e não ser excluído. Quer entender mais sobre esse assunto? Continue a seguir!

Veja como funciona a exclusão do regime

Atualmente a Receita Federal possui um vasto controle eletrônico de muitas situações que ocorrem dentro das empresas que fazem parte do Simples Nacional, não somente a situação fiscal, mas os sócios que a compõem, a regularidade junto aos municípios, entre outros.

Muitas situações que fazem a empresa entrar em desacordo com as regras do Simples Nacional são detectadas pela Receita Federal e podem ser objeto de exclusão, imediata ou não.

Quando a exclusão não é imediata e é passível de regularização, a Receita Federal envia uma notificação por e-mail, descrevendo os motivos pelos quais a empresa poderá sofrer uma exclusão futura e o prazo para regularização.  

Saiba os motivos para a exclusão do Simples Nacional

Você deve estar querendo entender melhor os motivos que podem levar à exclusão da empresa do regime simplificado. Conheça algumas delas a seguir.

Limite de faturamento

Um dos principais impedimentos é quando a empresa ultrapassa o faturamento de R$4,8 milhões anuais. Esse valor é válido para empresas abertas há mais de um ano. No caso de negócios ativos há menos de um ano, o limite de ganhos é de R$400.000,00 mensais.

Atividades impeditivas

Não são todas as atividades que podem ser realizadas por empresas sob esse regime. Contudo, de tempos em tempos o governo permite a entrada de mais CNAEs, abrindo o leque de opções.

Depois do último pacote de mudanças, por exemplo, entraram no regime as empresas do ramo de bebidas alcoólicas, sociedades cooperativas, organizações religiosas de cunho social e outras. As atividades que podem provocar a exclusão do Simples Nacional podem ser conferidas no Portal do Simples Nacional.

Sócio PJ

Toda empresa que possui um sócio Pessoa Jurídica não poderá entrar ou permanecer no Simples Nacional, seja ela nova ou antiga. Caso o quadro societário do negócio mude enquanto a empresa estiver ativa no regime, ocorrerá a exclusão imediata do Simples Nacional.

Além disso, o optante pelo Simples Nacional não poderá se associar a outra Pessoa Jurídica sob o risco de exclusão imediata. Vale destacar que qualquer alteração da situação da empresa deve ser informada à Receita Federal por meio de uma alteração contratual.

Descumprimento da lei

Caso a empresa seja condenada por fraude ou descumprir a legislação brasileira sob qualquer forma, será automaticamente excluída do Simples Nacional.

Para evitar que isso aconteça, é imprescindível emitir todas as notas fiscais necessárias nas prestações de serviços ou venda de produtos. Além disso, vale cuidar para não comercializar mercadorias contrabandeadas ou irregulares.

Empresa com dívidas

Outro impeditivo são os débitos preexistentes ou adquiridos. Para se enquadrar ou se manter no Simples Nacional, a empresa não pode estar em débito com o INSS, a Receita Federal e o município sede. Caso a organização já esteja ativa quando as dívidas forem identificadas, ela será excluída do regime.

Por isso, a recomendação é procurar meios de negociar e quitar qualquer dívida existente o quanto antes. É importante mencionar que esta exclusão não é imediata. Toda vez que a Receita Federal detecta dívidas em um CNPJ, envia uma notificação por e-mail informando os valores em aberto.

Se sua empresa possui dívidas, nós podemos orientar as possíveis formas de saná-las e isso evitará problemas futuros com o fisco.

Entenda o que acontece após a exclusão da empresa

As empresas excluídas do Simples Nacional vão automaticamente para o Lucro Presumido. Essa mudança, geralmente, acontece de forma natural, sem nenhuma avaliação das possíveis vantagens trazidas pelo novo regime tributário.

Uma das maiores diferenças entre esses regimes é a contribuição previdenciária de 20% sobre a folha de pagamento de funcionários e sócios. Isso impacta bastante no orçamento de uma empresa que era optante do Simples Nacional e tem um número determinado de funcionários. Além disso, a burocracia aumenta bastante; há obrigações acessórias e diversas guias de impostos a serem pagas.

Descubra se é possível voltar ao regime do Simples Nacional

A exclusão não imediata realizada por conta de débitos federais ou irregularidades municipais ocorre anualmente no dia 31 de dezembro. Isso significa que a empresa inicia o ano seguinte no Lucro Presumido, com todas as obrigações e carga tributária deste regime.

Mas isso não significa que a empresa não poderá retornar ao Simples nesse mesmo ano.

A legislação do Simples Nacional informa que todas as Pessoas Jurídicas podem solicitar entrada no regime simplificado até o dia 31 de janeiro, todos os anos. Essa regra também vale para os que foram excluídos no ano anterior.

Sendo assim, todas as empresas podem estar aptas para ingressar no Simples Nacional desde que sanem suas pendências e realizem o pedido de entrada no regime até o último dia de janeiro. E uma vez aceito o pedido pela Receita Federal, essa opção é retroativa ao dia 1º de janeiro e vale para o ano inteiro.

Portanto, se sua empresa se enquadrar em qualquer situação de exclusão e você precisar de orientação, além das informações que trouxemos neste artigo, a Contabilivre pode auxiliá-lo. Fale com nossos especialistas e tenha o suporte contábil e fiscal de que sua empresa precisa, e tudo de forma simples e online.

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